Referat fra bestyrelsesmøde
Torsdag den 9. september 2010 kl. 19
Til stede: Claus, Finn, Jens, Hans Henrik, Lars, Anders, Alice
Afbud: Heinrich
1. Tilføjelser til dagsordenen
2. Godkendelse og underskrift af referat fra sidste møde
Referatet fra sidst blev godkendt og underskrevet (Heinrich mangler)
3. Meddelelse fra formanden
3.1 Der har været problemer med strømstyrken i nogle af el-standerne på broerne, hvilket har skyldtes at de oprindelige sikringer ikke har været leveret med starteffekt. BEAS har uden beregning fremsendt 20 nye 6A sikringer som allerede er blevet skiftet af Hans Henrik og problemet skulle dermed være løst.
3.2 Claus har afholdt møde med Hedeselskabet for afdækning om vækstforløbet på volden sker som planlagt. Hedeselskabets konklusion er at beplantningen skal ses sammenhængende over en 3 årig periode, hvor første år er det mest kritiske for rodfæste af planterne. Ca. 70% af planterne skyder, resten af planterne (ca. 50 stk.) skal genplantes som følge af hare bid og nedtrampning, og genplantningen skal ske omring marts 2011, hvilket blev vedtaget.
3.3 Da vi nu kun har 1-2 både tilbage som fortsat anvender slæbestedet og bedding har bestyrelsen pr. 1.9.2010 besluttet ikke længere at ville ofre penge på at vedligeholde slæbested, bedding, spil og skinneareal, idet vi mener disse penge kan bruges bedre andre steder i klubben. De 1-2 brugere vil få dispensation til at anvende beddingen under forudsætning af, at de påtager sig det fulde ansvar i forbindelse med benyttelsen af faciliteterne.
Derfor er følgende tilføjelse indføjet i bro- og pladsregulativet:
Bedding, slæbested, spil og skinneareal vedligeholdes ikke efter 01.09.2010. H.S.C. påtager sig intet ansvar i forbindelse med brug af faciliteterne, som kun må anvendes efter skriftlig aftale med havnemesteren. Kun både med denne skriftlige accept må anvende slæbestedet og brugeren hæfter for enhver skade som følge af brugen af nævnte faciliteter.
3.4 Behandlet som en del af punkt 3.3
3.5 Vedligeholdelsen af de røde skure skal være tilendebragt senest den 01.11.2010 og i den forbindelse har bestyrelsen modtaget opsigelse af et enkelt skur med forespørgsel om overdragelse af dette skur til H.S.C., hvilket bestyrelsen ikke er interesseret i, da vi allerede på nuværende tidspunkt råder over de faciliteter der er nødvendige.
Såfremt vedligeholdelsen af skurene ikke er tilendebragt senest 01.11.2010 vil der blive udsendt skriftlig påtale til de enkelte skurejere og såfremt denne påtale ikke overholdes skal skurene enten overdrages eller nedskrives.
3.6 Behandlet som del af punkt 3.5
3.7 Der arbejdes fortsat ihærdigt med at besætte næstformand og kassererposten ved næste generalforsamling. Værst ser det ud med kassererposten og såfremt vi fremover skal købe denne ydelse udefra, kan der forventes en omkostning på ca. 85.000-100.000 kr. pr. år. Der arbejdes forsat videre med dette med håb om at nogen melder sig.
3.8 For at aflaste kassereren kan funktionen i fremtiden splittes op i følgende:
Kontingentopkrævning - Som fremover varetages af sekretærfunktionen
Bogholderi/Regnskab - Som fremover varetages af kasserer
3.9. Allerede i 2010 skete der en væsentlig opstramning af kontingentopkrævningen og overholdelse af betalingstermin og disse retningslinjer vil fortsat blive fulgt i 2011.
3.10 Næste bestyrelsesmøde er flyttet fra den 04.10. til den 12.10.2010 kl. 18
4. Status og beretning af udvalgene.
5. Næstformand
5.1 Punktet De røde skure blev behandlet under punkt 3.5. Bestyrelsen holder fast i de bestemmelser der allerede findes for de røde skure og for den ”køreplan” der blev fastlagt tidligere på året, således at skurene skal være færdigrenoverede pr. 01.11.2010. Såfremt dette ikke overholdes vil konsekvensen, for de enkelte skurejere, i sidste ende være, at bestyrelsen kræver skurene overdraget eller nedrevet.
5.2 Legepladsen er etableret og der har været enkelt rettelser som produktionshøjskolen har skullet, og har, ændret og vi afventer nu kun ibrugtagningstilladelse fra kommunen.
Desforuden skal der her i efteråret sås græs ved legepladsområdet og grillpladsen skal færdiggøres.
6. Kasserer
6.1 Regnskabet pr. 31.08.2010 blev omdelt og følger som sådan budgettet.
6.2 Alle lagre skal optælles 30.09.2010 af hensyn til årsafslutning
6.3 Alle kontante beholdninger i automater skal ligeledes optælles 30.09.2010
6.4 Forslag til kontingent 2011 blev udskudt til næste møde
6.5 Der er i 2010 blevet solgt broindskud for 80.000 DKK så resultatet for 2009/2010 forventes at blive ca. 90.000 DKK (før vedtagelsen af punkt 8.1).
7. Ungdomsudvalg
Siden sidste bestyrelsesmøde har der været afholdt Dam Cup, Lyseblå bånd, Åben Hus arrangement i Søsportscentret og fælles arbejdsaften i Søsportscentret.
Den 26.09.2010 afholdes der klubmesterskab for ungdomssejlerne. Omkostninger ca. 1000 kr. til indkøb af præmier.
Der arbejdes fortsat med at finde den/de rigtige spil-løsninger til ophaling af både.
8. Broudvalg
8.1 Bestyrelsen har tidligere vedtaget at der til vintersæson 2010 vil blive etableret lys på vinteropbevaringspladsen og desforuden har vi haft generelle problemer med el på vinterpladsen.
Der er af Hans Henrik blevet udarbejdet en fremtidssikret helhedsløsning som bl.a. omfatter trækning af nye kabler på hele pladsen, renovering og genanvendelse af de gamle el-standere fra broerne opsætning af el-skur midt på pladsen så eventuelle strømsvigt i fremtiden kan styres derfra. Desforuden opsætning af 3 stk. 8 mtr. lysmaster med bevægelsescensorer for at forebygge hærværk og tyveri. Claus kontakter kommunen for indhentning af tilladelse til opførelse af disse lysmaster.
Prisen, som vil være ca. 127.000 DKK + moms (inkl. opgravning m.v.) blev godkendt i og med at bestyrelsen tidligere har vedtaget at gøre noget ved forholdene på vinterpladsen. Pengene hentes dels via solgt broindskud 2010 på 80.000 kr. vi og dels tæres på nuværende kassebeholdning.
8.2 Nye medlemmer blev behandlet.
8.3 Der har igennem hele sæsonen været problemer med aftræk i speciel damernes baderum. Godkendt at vandlåsene hvert år udskiftes af et VVS firma.
8.4. Forespørgsel fra en gæstesejler om vinterplads ved E-broen med anmodning om at bo i båden. Lars meddeler at dette ikke kan imødekommes.
8.5. Der har været et uheld hvor en trækstang på en bådvogn er knækket. Repareres for H.S.C. omkostning.
9. Pladsudvalg
10. Kapsejladsudvalg
10.1 Blå bånd til Assens afholdt med god tilslutning.
11. Sekretær
12. Eventuelt
Næste bestyrelsesmøde er flyttet fra den 04.10. til den 12.10.2010 kl. 18
Der arrangeres øl-smagningsaften fredag den 28. januar 2011. Nærmere information tilgår senere.
Med venlig hilsen
Alice Fløjstrup
Sekretær